M- O que é Mecanismo de Avaliação Documental?

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A avaliação documental é um processo crucial na gestão de documentos, desempenhando um papel fundamental na organização, preservação e disponibilização da informação. O "Mecanismo de Avaliação Documental" (MAD), como o próprio nome sugere, refere-se ao conjunto de procedimentos, critérios e ferramentas utilizados para determinar o valor dos documentos, visando sua gestão eficiente ao longo do tempo. Este artigo explora os aspectos essenciais desse mecanismo, delineando suas finalidades, objetivos e a importância de sua correta aplicação.

1. Introdução ao Mecanismo de Avaliação

O Mecanismo de Avaliação Documental (MAD) representa o cerne da gestão documental, constituindo o processo sistemático de análise e valoração dos documentos produzidos por uma organização ou entidade. Ele vai além da simples identificação e classificação dos documentos, envolvendo a análise de seu conteúdo, contexto de produção, funções e importância para a organização, seus stakeholders e a sociedade. A compreensão do MAD é vital para evitar a proliferação desnecessária de documentos e otimizar os recursos alocados para sua gestão.

A implementação de um MAD envolve a definição de critérios claros e objetivos de avaliação, a criação de instrumentos de apoio (como tabelas de temporalidade e formulários de avaliação), e a capacitação dos profissionais envolvidos no processo. O mecanismo deve ser adaptado à natureza da instituição, aos tipos documentais produzidos e às legislações pertinentes. A complexidade do MAD varia conforme a dimensão e as responsabilidades da organização, mas seus princípios básicos permanecem os mesmos: analisar, classificar e determinar o destino final de cada documento.

A avaliação documental, portanto, não é um evento único, mas um processo contínuo e iterativo. Ela deve ser integrada ao ciclo de vida do documento, começando desde sua criação e prosseguindo por todas as etapas de sua gestão, incluindo o arquivamento, a preservação e a eliminação. Uma avaliação bem executada assegura a retenção de documentos de valor probatório, informativo e histórico, enquanto elimina aqueles que não possuem utilidade ou relevância, liberando espaço e recursos.

2. Finalidades e Objetivos da Avaliação

A principal finalidade do Mecanismo de Avaliação Documental é determinar o valor dos documentos, classificando-os em função de sua utilidade administrativa, legal, probatória, informativa e histórica. Essa classificação é fundamental para estabelecer o destino final de cada documento, que pode ser a guarda permanente (arquivamento definitivo), a guarda temporária (arquivamento corrente e intermediário) ou a eliminação. A correta avaliação garante a preservação do patrimônio documental relevante e a eliminação segura daqueles que não agregam valor.

Os objetivos da avaliação documental são múltiplos e inter-relacionados. Primeiramente, busca-se a racionalização da gestão documental, otimizando o espaço físico e digital, reduzindo custos de armazenamento e facilitando o acesso à informação. Em segundo lugar, visa-se a garantia da segurança jurídica da organização, assegurando a preservação de documentos que comprovam suas ações e responsabilidades. Em terceiro lugar, a avaliação documental contribui para a preservação da memória institucional e da história da organização, selecionando e conservando documentos de valor cultural e social.

Adicionalmente, o MAD tem como objetivo auxiliar na tomada de decisões, fornecendo informações relevantes para a pesquisa, o planejamento estratégico e a gestão do conhecimento. Ele também contribui para a transparência e a accountability das instituições, facilitando o acesso à informação por parte de cidadãos e órgãos de controle. Em suma, a avaliação documental é um instrumento essencial para a boa governança e a gestão eficiente da informação, garantindo que os documentos sejam tratados de forma adequada e que seu valor seja plenamente reconhecido.

Em conclusão, o Mecanismo de Avaliação Documental é um componente essencial da gestão documental, proporcionando a base para a organização eficiente, a preservação adequada e o acesso facilitado aos documentos. A correta implementação e aplicação do MAD garantem a otimização de recursos, a segurança jurídica, a preservação da memória institucional e o apoio à tomada de decisões. Profissionais da área de arquivologia e gestão de documentos devem dominar os conceitos e as técnicas de avaliação documental para garantir a efetividade da gestão da informação em suas organizações.